Détermination des Objectifs et Organisation du Planning

Voici le 2° article dédié à la Formation : “Maitriser la Planification et le Pilotage Projet”.

 C’est la 2° étape de la phase de Planification Projet.

Si vous ne l’avez pas encore fait, je vous invite à consulter au préalable les articles précédents :

  1. Article Pilote : Appliquer une Méthode de Planification et Pilotage de Projet
  2. Article 1 : Détermination du Calendrier Projet

 

Comment définir un Planning adapté à votre Projet ?

Pour créer un planning efficace et adapté au pilotage de votre projet, il est indispensable de définir une bonne organisation technique.

Avant de commencer à vous lancer dans la réalisation du planning, posons-nous les bonnes questions :

  • Comment définir une Organisation adaptée au Projet ?
  • Comment choisir un Bon Organigramme Technique (OT)
  • Les Techniques de Définition de l’OT
  • Le Codage WBS
  • Comment déterminer toutes les Tâches du Projet.

Objectifs de l'Organigramme Technique

La réalisation d’un Organigramme Technique (OT) adapté au type de projet va faciliter :

  • la Détermination de toutes les Tâches de votre projet,
  • la Planification des tâches,
  • la Communication pendant le projet,
  • le Pilotage de la réalisation du projet.

Pourquoi réaliser un Organigramme Technique (OT) ?

  • Identifier les contraintes d’organisation en fonction de la taille ou de la complexité du projet (projet multi-entreprises, multi-sites),Identifier les Risques et les contraintes techniques.
  • Identifier les priorités du projet.
  • Identifier plus facilement tous vos objectifs du plus général jusqu’aux plus élémentaires : les tâches.
  • Construire un planning lisible et compréhensible par tous, sachant que votre OT sera la base du planning.
  • Éviter les oublis.
  • Identifier les compétences internes ou externes nécessaires.
  • Définir et affecter facilement toutes les ressources.
  • Mettre à jour rapidement votre projet.
  • Consolider l’avancement technique et économique de chaque phase, étape, lot du projet.
  • Passer des informations ciblées et précises à vos interlocuteurs.
  • Faciliter le Retour d’Expérience (REX).

Rien ne remplace un Planning clair, bien organisé, agréable à lire et surtout à mettre à jour facilement. Ne bâcler pas cette étape essentielle.

Un mauvais organigramme technique peut compliquer la mise à jour du planning et vous faire perdre beaucoup de temps pendant le pilotage du projet !

Types d'Organigrammes Techniques

Organigramme par Produit ou Fonctions

Un produit peut prendre différentes formes et processus : matériel, outillage spécifique, logiciel, infrastructure, service, document…

 

L’Organigramme PBS (Product Breakdown Structure) permet d’établir l’arborescence des différents composants du projet (Product Tree).

L’arborescence débute à partir d’un système global pour descendre vers les sous-systèmes jusqu’aux constituants élémentaires de chaque produit.

Les processus de management d’une part, d’intégration, de test et réception d’autre part, de maintenance en fonctionnement ne doivent pas être oubliés et doivent être considérés comme des produits.

Pour être complet, le découpage PBS doit être associé à la définition des interfaces de chaque produit. Les interfaces sont les propriétés qui relient un sous-produit à un autre.

Si votre priorité est de mettre en avant les fonctions de votre produit, décrivez les et listez ensuite les solutions et tâches associées.

Organigramme par Phases et Tâches

Un produit peut prendre différentes formes et processus : matériel, outillage spécifique, logiciel, infrastructure, service, document…

L’Organigramme avec codification WBS (Work Breakdown Structure) permet d’établir l’arborescence des différents phases et tâches du projet (Cycle en V).

Il permet de :

  • décomposer les objectifs du projet et de les codifier sur tous les niveaux jusqu’aux tâches,
  • de permettre d’identifier la position de chaque tâche dans le planning.

Si votre priorité est de mettre en avant les phases de votre projet, utilisez par exemple le cycle en « V ».

Le Codage WBS

L’objectif de la fonction WBS est de codifier chaque pavé de l’Organigramme Technique (fonction, sous-système, phase, tâche).

  • Dans l’exemple ci-dessous, chaque niveau du projet est décomposé et codifié jusqu’aux tâches.
  • Lorsque tout le projet est codifié, il sera très facile de remonter et ainsi de consolider chaque niveau.

Détermination des Tâches du Projet

De l’objectif général du projet en passant par les différents niveaux de décomposition, nous devons pouvoir identifier toutes les objectifs élémentaires que nous appellerons : Tâches.

La Tâche est donc l’élément de base du projet. Chaque Objectif élémentaire doit être facilement estimé en termes de durée, de ressources, etc…

Objectif du processus : identifier le bon niveau de détail.

  • Un planning trop détaillé peut conduire à rendre difficile la lisibilité du planning et va demander trop de temps pour sa mise à jour.
  • Un planning trop général ne permettra pas un suivi précis du projet.

Pour trouver le bon niveau, je vous propose 8 critères pour déterminer les tâches du projet :

  1. Objectif : chaque tâche doit correspondre à un objectif précis et clair.
  2. Organisation : chaque tâche doit appartenir à une phase ou produit bien défini.
  3. Durée : chaque tâche doit pouvoir être estimée avec une durée réaliste de réalisation.
  4. Positionnement : les contraintes amonts et avals doivent être définies.
  5. Responsabilité : chaque tâche doit être associée à un responsable acceptant et assumant.
  6. Ressource : les ressources matérielles ou humaines nécessaires à l’élaboration de chaque tâche doivent pouvoir être identifiées.
  7. Travail et Coût : le Travail et le Coût de chaque tâche peuvent être correctement estimés.
  8. Pilotage : l’avancement de chaque tâche doit pouvoir être mesuré.

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